改變很困難嗎?快來模仿Google工作模式吧!

Post on Sep 5, 2018 4:48:19 PM
Workflow
 
Kiki Ho/ 文

 

 

其實“30年來,我們只是在辦公中改變了使用工具,其實我們的工作流程幾乎沒有改變”。

 

三十年前的辦公模式,小思在電腦上輸入文件內容,再列印多份並放進公文夾或牛皮紙袋裡,傳遞給相關人員增修內容,等他們第一次編修完畢後文件回到小思手上,小思蒐集完大家的檔案後,再幫大家手打輸入內容後印出,再重新走一次流程傳遞給相關人員。

 

現今常見的工作模式,我們使用的工具雖然不同,但過程仍是一樣的!小思新創建檔案,編輯完成後,透過電子郵件附加檔案將其發送給相關人員。每個人收到檔案後,編修檔案內容後再另存新檔,命名為XXX_oo版。所有人再將各自版本回傳給小思,小思再手動將多個檔案合併成新的版本,命名為V2,接續又是一直重複這樣的檔案寄送迴圈直到檔案完成定案。

 

 

Tradional workflow

 

Google的工作模式又是怎麼做的呢?

小思從雲端硬碟中創建新文件,小思在編輯過程中隨時可以透過右上角的共用選項分享給所有相關人員,所有人可透過手機、平板電腦、桌機或筆電同時進入同一份文件進行編輯,所有編寫的流程也都儲存於檔案的編修紀錄中,從開始到完成全程只產生一個檔案。

 

Google Workflow

 

隨著時代的快速變遷,傳統的工作模式只會讓員工辦事效率變低、各部門間的溝通也必須在繁雜的信件中來回,最後公司的生產力與競爭力只會被快速成長的企業給替代。Google 一直強調人性化的工作模式目的只為了讓溝通變得更加順暢進而連帶地提高公司效率,往往改變工作中一個不起眼的流程或模式都可以啟動巨大的改變!趕快了解G Suite 的工作模式吧!