解密那20個你可能不知道的Google文件功能!(下)

Post on August 26, 2019

11 Small Tips to Make Everyday Tasks Easier on Your Mac
Google文件持續提高你的工作效率!
文/Johnny
 

嗨大家我是Johhny,在上一篇『解密那20個你可能不知道的 Google Doc 功能!(上)』我們分享了許多 Google文件 的隱藏功能,像是「目錄」、「頁首頁尾」、「探索」和「建議操作」等,這些功能無論在製作自己的檔案或是在與同事共同合作的專案上都能提供許多幫助,有效提升工作效率並增加檔案的豐富性。

而今天這篇博客,我們將繼續帶你深入 Google文件 的內在,了解還有哪些我們不曾知道、或是不知道該怎麼應用的功能吧!
Let’s get started!

 

十一、尋找與取代
「不管你躲在哪裡,我都會找到你!」

「尋找與取代」是原本在 Microsoft Word 中就非常熱門的功能:輸入關鍵字,系統爬過所有文章內容,並找出那些相對應的詞彙。透過這個功能,你可以輕鬆找到你需要的資訊,或是直接跳轉到相關資訊的頁面,而不再是瞇著眼睛,再次讀遍所有文章只為了找到那幾個字(甚至還可能有遺漏的風險...)更厲害的是,你甚至還能將相對應的詞直接替換為另一組詞彙!

現在開始使用 Google文件 ,點擊「編輯 -> 尋找與取代」,你也能體驗相同的威力囉!

 

十二、版本紀錄
「公平、公正、公開,透明化的流程是必須的」

越來越多企業使用 G Suite 及其文書處理工具很大的原因在於他能夠「線上共同協作」,這對於企業員工而言是能大幅提升生產力的功能之一,減少文件下載與上傳的時間與風險,將更多時間投注於內容的創作,「線上共同協作」已成了現代工作的趨勢。

「版本紀錄」,讓你能知道這份文件從建立到現在做過了幾次新增、修改,以及那些編輯者是誰,如此一來,當我們瀏覽文件內容發現問題時,可以直接跟編輯者聯繫,甚至還能直接回復到之前的版本!

點擊「檔案 -> 版本紀錄 -> 版本紀錄」,看看你現在正在使用的文件進行了幾次修改吧!

 

十三、語音輸入
「Hey Siri…?」

『1. 你使用的瀏覽器是 Google Chrome 嗎?』
『2. 你使用的設備有麥克風功能嗎?』
如果以上兩個問題的答案都是Yes,或許你可以試試看用你的聲音打字喔!

點擊「工具 -> 語音輸入」,在 Google文件 的左邊會出現一個麥克風的圖示,點它一下讓他變成紅色的之後,就能開始說話囉~
(經過測試,中文跟英文都能被識別,標點符號則暫時還不行)

 

十四、鍵盤快捷鍵
「快...要...來不....及...啦!」

對於常年使用電腦辦公的人來說,複製貼上、截圖、開新視窗等等的快捷鍵功能應該都已經駕輕就熟了,畢竟這些動作確實能大幅提升工作效率,尤其是需要大量編輯的工作。

因此,當Google文件有他專屬的快捷鍵當然也不意外,像是「command + F = 尋找」、「command + K = 插入連結」、「Command + Shift + H = 尋找與取代」等,都讓我們在Google文件的使用上更加便利!
*點擊 「Command + /」 探索更多快捷鍵的應用!

網站連結:https://support.google.com/docs/answer/179738

 

十五、自訂專屬的快捷鍵
「速度,我是速度(喀嚓)」

當然,若你想自訂屬於自己的快捷鍵也沒有問題!點擊「工具 -> 偏好設定 -> 自動替代」,享受你的速度之旅吧!

而且透過這個模式,你還能做出比複製貼上更酷的快捷鍵,例如:「1/2 -> ½」、「<=> -> ⇔」,一些你在鍵盤上看不到的符號都將一一展示在你面前,下次當有同事問你這怎麼做到時,記得別太驕傲囉!

 

十六、圖片編輯
「這張圖...你動了什麼手腳!」

許多人將圖片插入文件並調整至想要的尺寸之後,就不再理會他了,但其實,在 Google文件 內我們連圖片也能編輯喔!點擊圖片,我們會發現上方的工具列有更動,這就是專屬圖片的編輯工具,透過工具列我們可以盡情地將它改造成我們期望的樣子!

 

十七、字典
「這個字怎麼拼啦!」

在寫英文文章時,我最大的困繞幾乎是不確定單字該怎麼拼,像當我想表示我做這個決策是一時衝動時,「spontanueous」這個形容詞我就常常被裡面繁多的母音們搞混。

此時我們只要反白這個詞彙,點擊「右鍵 -> 定義」就可以直接在字典內確認您的拼音與尋找同義詞,不再需要往返於不同網頁了。

 

十八、新增頁面
「aka 分頁符號」

你還在不斷地按你還在不斷地按「enter」到新的頁面嗎?現在不用這麼麻煩啦!點擊「插入 -> 分頁/分欄符號 -> 分頁符號」,即使你第一頁是空白的也能輕鬆幫你新增第二頁喔~

 

十九、允許離線存取
「不要以為沒有網路就可以偷懶喔(救我...)」

雖然 Google 系列的文書工具主打即時共同線上協作,但不一定我們隨時都處在有網路的環境,也許在通勤中,也許突然連不到 wifi,那如果此時我需要緊急編輯文件時,這樣原本的優勢反而成了劣勢嗎?

不!你可以開啟「允許離線存取」,如此一來,你也可以在無網路的情境下編輯文件,大幅降低環境可能造成的影響。(點擊「檔案 -> 允許離線存取」

 

二十、全螢幕
「我全都要(握拳)」

全螢幕,是我在編輯文章時常常採取的模式,因為這樣能把干擾降到最低,讓我在創作時能更專注在文字上,等到文字都打完後再開始編輯排版。

點擊「查看 -> 全螢幕」,你也可以親自體驗全螢幕的魅力喔!

 

這20個,就是我們思想科技整理出你可能不知道、但是又不能不知道的 Google文件 功能,希望讀完這兩篇博客,能帶給你許多意想不到的收穫,也希望能確實地在你的工作中提供幫助!

我們下次見,掰掰~

 

思想科技 Master Concept 台灣分公司 
電話:(02)7707-7527 Johnny
E-mail:johnny.zhou@hkmci.com
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