【4W Strategies】輕鬆掌握同事行程!視覺化日曆跨出 Work from Home 的第一步

Post on February 27, 2020

Work on Calendar

文/Johnny Zhou


“拖拉式功能、視覺化介面、跨裝置存取、與 G Suite 完美整合

Google Calendar 協助員工在安排行程上更有效率,將更多時間專注於工作本身”

 

Google Calendar(日曆)應該是整個 G Suite 中,僅次於 Gmail 最常被使用的功能,若是平常有在透過行事曆安排自己行程的人,肯定了解擁有拖拉式(Drag & Drop)功能視覺化介面跨裝置存取等功能的日曆有多強大,更不用提與 G Suite 完美整合的服務,使用者能輕易將 Gmail、聯絡人、雲端硬碟以及通訊工具 Hangout 的資料直接串接,讓使用者能將更多時間專注於工作。

 

 

隨著新型冠狀病毒疫情擴散,為保障員工的健康,不少企業在年後紛紛採取遠端辦公室(Remote Office)的策略;然而,在沒有配套措施的情況下採取遠端工作最直接的影響可能造成工作效率低落、團隊間無法有效溝通。在上篇文章中,思想科技的建議是快速打造新的企業文化,讓員工習慣雲端工具對於工作環境所帶來的改變,然後開始依賴,而Google Calendar(日曆),就是很好的嘗試。

接下來,我們將透過幾個公司中常見的情境設定,協助了解在遠端工作時如何更好的運用日曆,團隊合作無隔閡!

 

輕鬆掌握同事行程,安排會議更輕鬆

「欸!Mark呢?等等要跟主管開會了,不是說好 10:30 要先彩排嗎?」

「他剛剛好像跟 Eddy 一起出門,大概 10 分鐘前。」

「搞什麼啊!打電話也沒接,真的要開天窗了!!!」
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Line 訊息:「Sorry! 我忘記今天要跟主管開會了,現在在客戶那,你們先開始不用等我!」

過去日曆尚未與他人共享時,我們只能口頭確認彼此可以的時間,並約定好當天的會議行程,在這樣的情況下,安排會議有一項最大的硬體限制會議的雙方(或多方)都要在現場一旦有其中一人不在,將無法知道他當天行程,也就無法順利安排會議,當會議規模越大,則需要同時在現場的人就越多,難度也更大。

透過 Google Calendar(日曆),同組織(企業)內的員工可以輕鬆掌握彼此的時間安排,順利找出與會人員都有空的時段,並直接在日曆內發送會議邀請,如此一來同事間不用再浪費時間等待,若要針對會議進行彩排也更容易。

 

與 G Suite 無縫串接

與 G Suite 服務的串接,更展現 Google 雲端服務無縫整合的強大,有時候我們可能在 email 中敲定與客戶的會議,當要在行事曆上註記時,可能不小心被某件事分心(可能同事剛好在發餅乾、下午茶時間在訂飲料),有時回過神來就忘記要安排這場會議了!而在 Gmail,您可以直接利用旁邊的擴充工具找到 Google Calendar,並在同一個頁面直接將會議排程,「活動標題、活動時間、邀請對象、地點、活動說明」等資訊都可以立刻輸入,減少頁面跳轉時的風險!

 

隨時隨地的跨裝置存取

Google Calendar 除了透過電腦操作外,若您的手機或平板電腦有下載 Google Calendar 應用程式版本,透過同步設定,您也可以直接透過手機查看及編輯行程。例如原本安排下午兩點至三點半跟客戶約產品介紹的會面,下午四點回公司開內部業務會議,但是此時時間已經三點二十五分,你已經確定趕不回去,想要更改日曆的時間並通知同事這個消息,但是筆電正在投影簡報!此時,您可以輕鬆用手機版的 App 直接修改日曆,並告知同事業務會議會用線上的方式參與,完美化解問題!

跨裝置的存取提供使用者更大的彈性,隨時隨地更新自己最新的行程安排,更可以打破空間的限制直接透過通訊工具 Google Hangout 參與會議。

 

Google Calendar(日曆)安排會議的十大優點:

一、掌握同事當週工作行程,輕鬆敲定空檔時段

二、活動前 10 分鐘自動提醒 (可自行設定提醒時間)

三、即使不在辦公室,與 Hangout 的整合同事也能透過視訊或語音加入會議

四、視覺化圖表更清楚呈現同事哪個時段已被佔據

五、一旦發送邀請,組織外部成員也能加入會議(設定雙重確認以防止誤邀)

六、設定會議資源,直接預約公司的會議室或其他空間。

七、拖拉式功能讓行程調整更便利

八、跨裝置的存取讓員工也能夠過手機或平板電腦即刻存取工作資料

九、自動根據對方時區安排會議時間

十、與 Zoom 無縫整合,即使對方無法使用 Google Hangouts 也能參與會議

 

思想科技認為,Google Calendar(日曆)將是企業開始遠端工作的第一步,當員工已經習慣於透過日曆安排工作行程、安排小組會議、遠端參與視訊會議,即使採取遠端辦公室(Remote Office)的策略也無需擔心,因為使用 Google Calendar 已經是遠端工作的一部份了!