【G Suite Update】「信件排程」來了!利用 Gmail 你也能輕鬆預約寄信!

Post on April 23, 2019

Gmail的信件排程功能上線囉!

 文/Johnny Zhou

在我們前幾篇「為什麼要升級?個人版Gmail與企業版G Suite的五大差異」的博客中曾經提到,Gmail 在全球已經有超過 15 億的使用者,也就是幾乎每 5 人就有 1 人是使用Gmail 在收發信件,佔據了信箱服務相當高的比率。從 2004/4/1 至今走過了 15 個年頭,Gmail 之所以能持續獲得使用者青睞很大的原因在於他們非常在乎「使用者體驗」,透過推陳出新的服務,持續優化信箱的介面,Gmail 成了我們在日常生活與工作中不可或缺的夥伴。

 『Gmail 的即時性』

過去,在寄信的功能上,Gmail本身並沒有提供『信件排程』的功能,也就是當你寄出信件的當下,對方也會立即收到。這樣的設計看起來沒什麼問題,畢竟在不斷數位化的時代,即時性的溝通早已是必備的要素,甚至能透過其他工具,如:Handouts meet,達到即時視訊溝通的功能(關於這項功能思想科技也有寫過一篇「博客」介紹過,有興趣可以點擊連結~)。

不過單就寄信的功能而言,便利的服務卻也造成了偶爾的不方便,有可能我們寫完信件的當下並不是我們要寄信的時間點,如此一來我們便需要另外設定提醒,通知自己在某個特定的時刻完成信件的發送,而這也增添了更多的風險。

 

『Boomerang』

不過即使Gmail 本身沒有提供這項服務,Chrome 瀏覽器的擴充工具「Boomerang for gmail」則補足了這方面的需求,Boomerang 讓寄件者在使用上(尤其是商務郵件!)更加便利,以下是Boomerang 的幾項特色:

預約寄信:可以在指定日期、時間點將信件寄出

追蹤提醒:若對方在期限內沒有回覆或是點擊,通知寄件者要進行追蹤

管理排程:所有已預約寄出的信件可再進行編輯、刪除與取消排程

 而這些功能只要在「Chrome 線上應用程式商店」上將「Boomerang for gmail」安裝至Chrome 中,將能在Gmail 使用了!

 

 『A gift from Gmail』

在Gmail 今年生日這天,即使『信件排程』服務在第三方軟體的支援下已經可以做到,Gmail 仍決定將這項功能整合至系統中,讓更多人能接觸到而因此受惠。
電腦版Gmail 的『信件排程』功能,藏在藍色的「送出」按鈕旁邊的小箭頭裡;手機版Gmail的則是位於右上角的三個小點點裡面。

而這次的生日禮物,除了『信件排程』功能外,Gmail 還推出了「智能寫作」(Smart Compose),讓系統自己判斷你接下來可能要說的話,不過這項功能目前只支援電腦以及Google Pixel。

操作方式:

 螢幕快照 2019-04-23 上午11.57.35

螢幕快照 2019-04-23 上午11.57.10

 

小結

像是Facebook 的排程貼文,透過在事前將文章撰寫完成再選擇於指定的時間點發佈,藉此提昇工作效率,降低意外的風險。
Gmail 透過這項功能,在建立使用者黏著度的方向上又大大的前進一步。

 

圖片來源:Google、螢幕截圖、Pinterest