【4W Strategies】比起「工作」進度,企業更需專注於「專案」進度

Post on March 10, 2020

 

文/Johnny Zhou

 

“越來越多企業鼓勵員工用「專案」形式定期回報,以及當作行程安排的核心,

透過「專案」將一個大項目拆解,改成將不同小項目並安排於行事曆中,

讓主管能隨時掌握進度,提供最即時的資源”

 

 隨 著上篇所分享的 Work on Calendar,我們認為 Google Calendar(日曆)將是企業打造雲端工作文化的第一步,當員工已經習慣於透過日曆安排工作行程、安排小組會議、遠端參與視訊會議,則遠端辦公室(Remote Office)將離我們更接近。企業一旦開始認真執行日曆文化,我們可能會看到員工的日曆安排著滿滿的 schedule,像是:

  • 「XX 專案討論」
  • 「OO 功能 Debug」
  • 「△△ 簡報製作」

看似將每天的工作排得很扎實、很壅擠,好像隨時隨地都在處理公事,但這樣真的代表他們有效率的執行嗎?
聽到各位內心的聲音了,思想今天就要分享【4W Strategies】的第二招  -  Work by Task

 

什麼是 Work by Task?

Task (noun.) 任務、專案

思想認為,員工應該將時間專注於「專案」而非「工作」,企業也應該關心的是目前的「專案」進度,而非「工作」進度。
舉例來說,當我們想要了解組織內部其他同事當週的工作計畫時,可以直接透過 Google Calendar 視覺化圖表一目了然,可能看到他的行事曆如下:

週一:

  • 09:30 ~ 11:00   內部會議 - with 技術Team
  • 11:00 ~ 12:30   客戶陌生開發
  • 14:00 ~ 15:00   與客戶討論case
  • 15:00 ~ 17:00   客戶拜訪
  • 17:00 ~ 18:00   產品研究

週二:

  • 09:30 ~ 11:00   產品研究
  • 11:00 ~ 12:30   客戶拜訪 - 產品介紹
  • 14:00 ~ 15:00   與客戶討論case
  • 15:00 ~ 17:00   客戶陌生開發
  • 17:00 ~ 18:00   業務會議

週三、週四、週五 就不寫了,為什麼?

細看的話,儘管每天行程都十分緊湊,然而這不過是把相同的行程做各種排列組合,「產品研究」了四個禮拜,也不知道是在研究四個產品,還是跟第一週是同個產品;「客戶陌生開發」了兩週,也不知道究竟有多少 Leads;「討論 Case」更是不知道是討論哪個 Case…

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因此,越來越多企業鼓勵員工能用「專案」形式定期回報進度,以及當作行程安排的核心,透過「專案」將一個大項目拆解,改成將不同小項目安排於行事曆中。讓我們以

「陌生開發時發現客戶有資安需求進而協助導入 Cloudflare 為例」

  • 「陌生開發 - 電商產業開發」- 發現有客戶對於資安有需求
  • 「客戶拜訪 - 有資安需求」- 了解客戶有防護 DDoS 攻擊的需求
  • 「產品研究 - 尋找 DDoS 解決方案」- Cloudflare 可以解決問題
  • 「產品研究 - 研究 Cloudflare」- 了解 Cloudflare 功能以及如何解決需求
  • 「產品研究 - 研究 Cloudflare」- 與原廠開會,將客戶的需求做說明
  • 「產品研究 - Cloudflare 沙盤推演」- 模擬情況發生時可能遇到的情況
  • 「客戶拜訪 - 產品介紹」- 介紹 Cloudflare...


之後可能還有「內部會議 - 技術Team 導入討論」、「客戶拜訪 - 導入流程討論」等等不同的專案進度。透過這樣拆解,除了讓自己對於整個工作流程更熟悉之外,也讓主管更能掌握即時進度,必要的時候隨時提供協助。

 

我們甚至還沒提到甘特圖呢!

 

透過 G Suite 進行專案管理

除了上述提到的 Google Calendar 外,Google Sheet (Google 試算表) 同樣也是很好的專案管理工具,更能藉由有效結合甘特圖,清楚掌握專案中各項細部工作的開始與結束時間,並確認各項工作間內部的依賴關係。
(是的,現在Google試算表也有甘特圖可以使用了!)

 

使用甘特圖的好處

  • 好處一、專案進度一目了然,方便管理各項工作時程
  • 好處二、不需自行製作表格、進度條
  • 好處三、任務時程能連動,可快速修改日期

使用 Google 試算表 製作甘特圖


   Step 1. 從 G Suite 的 MarketingPlace 中安裝外掛程式 - ProjectSheet Planning

 

   Step 2. 在 Google Sheet 中打開外掛程式 - ProjectSheet Planning

 

   Step 3. 製作甘特圖,並使用側邊欄位快速調整時程

 

使用 Google 試算表 的甘特圖時,可以利用右側的欄位進行進階調整,例如設置甘特圖的介面語言起始的時間,以及時間的標示方式各項工作進度的顏色標示等。不論是要管理專案,還是要安排自己的工作時程,利用甘特圖能夠幫助我們更清楚地掌握每項工作的進度與流程,將複雜的專案或工作,照表依序處理,使案子能夠如期完成。

 

思想科技認為,若能將「專案管理」與「日曆文化」有效的結合,對個人而言,將有助於提升自身對於工作細節的了解,更有效率的安排工作時間,專注於對的事物上;而對整個團隊(企業)而言,則能保持所有人都 "One the same page",主管能隨時掌握專案即時進度,並在必要時提供支援。