Work from Home 還是 Work from Hill? 遠端工作該如何維持員工的工作效率

Post on February 18, 2020

remote office-4w strategies

文/Johnny Zhou

 

“哈佛商學院就曾針對美國專利局做過研究,

發現「允許在任何地方工作」的員工相較於「坐在辦公室」提升了 4.4% 的生產率;

而史丹佛大學的研究也顯示,在家工作可顯著提升員工的工作效率,

因為員工不需通勤,可以自由支配工作時間,大幅降機離職率和請病假的頻率

 

 

端辦公室(Remote Office)

隨著新型冠狀病毒疫情擴散,為保障員工的健康,避免員工出門或是在辦公室群聚而增加感染機率,不少企業在年後便採取遠端辦公室(Remote Office)的策略,允許員工在家遠端辦公。瞬間,『遠端工作』一詞開始普及化,企業紛紛尋找適合的雲端工具,包括「即時線上協作工具」、「視訊會議工具」甚至「專案管理工具」一時都成了熱門話題。

當然,也有企業對這樣的轉變持保守的態度。

儘管許多研究一再指出遠端辦公室(Remote Office)將有效員工提升的工作效率,例如哈佛商學院就曾針對美國專利局做過研究,並發現「允許在任何地方工作」的員工相較於「坐在辦公室」提升了 4.4% 的生產率;而史丹佛大學的研究也顯示,在家工作可顯著提升員工的工作效率,因為員工不需通勤,可以自由支配工作時間,大幅降機離職率和請病假的頻率!然而,對於這樣的改變不少企業還是抱持著困惑與懷疑的態度。

 

企業文化的差異

察覺到如此現象,思想科技認為最大的因素在於企業文化。當一間企業的文化越是要求團隊溝通與即時協作,則員工適應遠端工作的機率將越高;反之,若企業內部是更依賴面對面交流,則採取遠端工作將的成效將不如預期,甚至造成負面影響...
( 延伸閱讀:Work from Home to Home from Hill?

有一套強大的團隊協作工具還不夠,每天請員工回報工作進度更可能造成士氣低落。思想科技準備了 4 招讓您即使採取遠端辦公室(Remote Office)仍能有效提高員工生產力,更重要的是協助您打造良好的企業文化,良好的企業文化將是您遠端工作的第一步!

 

4 Work Strategies

第1招 Work on Calender 
將工作註記在「日曆」上,視覺化的掌握進度

企業對於遠端辦公室(Remote Office)最大的疑慮通常在於不確定員工是否確實落實

過去,即使不知道員工一整天的工作進度,由於可以看到他們在辦公室敲敲打打的背影以及被塞滿的螢幕畫面,多少還是比較放心。但開始採取遠端工作後,主管不再能隨時關心員工的進度,「他們現在真的是在家工作嗎?」等念頭也隨之而起。

針對這樣的情況,思想科技的策略是鼓勵員工將工作進度註記在日曆上(如 Google Calender)。在每週的週會,員工主動更新當週進度,例如週二早上 10 點 ~ 12 點要拜訪客戶、週三下午要跟技術 Team 開會、週五 9 點~ 12 點要研究產品等,讓主管與團隊成員清楚了解每個人的工作安排,隨時掌握進度。而透過 Google Calender 的視覺化呈現,同事間也對於彼此的工作更一目了然,無論要安排會議或是臨時討論都能輕鬆安排。

第2招 Work by Task 
關心「專案」進度,而不是工作進度

一旦建立了日曆文化,我們可能會看到員工的日曆安排著滿滿的 schedule,看似將每天工作排得很扎實,但這樣真的代表他們有效率的執行嗎?

思想科技建議,比起關心工作進度,企業更需要專注的應該是「專案」進度。舉例來說,員工的日曆可能會好幾天的下午都是「XX Case 討論」、「OO 功能 Debug」,或許是這個案件確實需要比較多的時間進行跨部門討論、與客戶溝通需求,但從數據上來看,這往往都是為了不讓這個時段看起來太空才硬填上去,實際上可能正在做其他事。

因此,請員工在更新日曆時,同時標注目前這份專案的進度,例如,「XX Case 討論 - 確認客戶需求」、「XX Case 會議 - 與技術 Team 確認開發時程」等,如此一來,日曆上的工作安排將不再流於形式,主管也更能掌握每一個 Case 的即時進度。

思想科技在專案管理上同時也提供了 雲端工具 - Monday.com,透過視覺化的拖拉介面、自動化流程等功能協助您快速掌握團隊內不同專案的進度!

第3招 Work on Cloud 
習慣線上溝通,不再浪費時間等待

當員工有問題想與同事討論時,往往轉個身或是走到另一間辦公室就能找碰面,即使他不在座位上,也會等他回來再討論,但有時,訂單的流失正是因為這短短的時間差造成的!

思想科技建議,透過即時通訊工具(如 Google Handouts, Microsoft Team 與 Slack),有任何問題就隨時 message 給對方並等待回覆,而不是浪費時間等待,或一直將這件事掛在心上直到他們回到座位。線上溝通提供員工迅速、更直觀的解決方案,當團隊成員越適應這樣的即時性,未來將更適應遠端工作的模式,語音或視訊會議也能安排得更彈性。

第4招 Work in Documents
直接在同一份文件編輯,無需下載上傳再下載

「客戶結案報告」、「客戶結案報告 改」、「客戶結案報告 最終版」、「客戶結案報告 最終完整版」......
當員工的信箱或資料夾充滿類似的文件,也許哪天一不留神,可能會誤將錯誤的檔案寄給客戶而造成公司損失!

將檔案下載上傳再下載的時代已經結束!G Suite 的文書工具 Google Doc、Sheet、Slide 提供員工即時協作的能力,團隊成員可以在「同一時間」針對「同一份檔案」進行撰寫與修改(甚至還能看到同事打錯字又刪除的畫面...),不但節省上傳下載所耗費的時間,直接在檔案內進行討論更能提高工作效率。即使不小心動到其他成員的資料也可以隨時還原紀錄,一切都在雲端完成!

Remote Office | Master Concept

小結

企業的數位化轉型除了硬體設備外,軟體的工作模式也同樣需要更新,透過思想科技的 4 Works 策略,一旦將企業文化成功建立,遠端辦公室(Remote Office)或許反而真的能有效提供員工生產力!接下來,我們會再進一步描寫一些在企業內部常見的情況,並分享企業可以利用哪些工具以及如何利用這些工具提升工作效率。